Une question que de nombreux entrepreneurs doivent se poser. Avec la Loi El Komri du 1er janvier 2017, toutes entreprise a la possibilité de dématérialiser les bulletins de salaire et de les remettre à ses salariés en utilisant un support numérique qui, garantit l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données pendant une durée fixée par décret. Toutefois, un salarié peut expressément s’opposer à une telle remise et obtenir une remise en mains propres (article L3243-2 du Code du travail). La question qui se pose est donc la suivante :
L’e-mail permet-il de transmettre de manière sécurisée un bulletin de salaire ?
Pour La CNIL (Commission Informatique et Liberté) : « La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu ».
En effet, il ne faut pas oublier qu’un bulletin de salaire comprend des données sensibles tels que les noms, prénoms, date de naissance, adresse, numéro d’identification, la rémunération. Si ces données tombaient dans des mains mal intentionnées, leur divulgation porterait une atteinte grave à la vie privée du salarié. Un simple envoi à un mauvais destinataire ou le piratage d’une boîte mail peuvent suffire à exposer ces données.
Ainsi transmettre à un salarié son bulletin de paie par mail constitue une atteinte au RGPD.
En conséquence, tout employeur qui envoie des fiches de paie par mail s’expose à des sanctions.
Au préalable, la CNIL fera une injonction de mise en conformité avant de sanctionner. En revanche, en l’absence de mesures correctrices apportées, elle usera de son pouvoir de sanction et prononcera une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial.
Alors comme transmettre un bulletin de salaire de manière dématérialisé avec les garanties de sécurité adéquate ?
La solution revient à utiliser coffre-fort numérique. Il s’agit d’un espace de stockage en ligne qui permet d’archiver les données à caractère sensible et confidentiel d’une entreprise. Les utilisateurs accèdent via un login et un mot de passe (idéalement robuste !) dont la sécurité peut être renforcée par un système 2FA. Il facilite la consultation, l’archivage et la distribution de documents au format électronique tout en préservant leur intégrité.
Enfin, il est recommandé de faire des analyses d’impact pour tester, évaluer et améliorer régulièrement l’efficacité de leurs mesures de sécurité. Cette analyse permet d’identifier les éventuelles failles de sécurité susceptibles de mettre en danger les données personnelles des salariés. Puis, définir et mettre en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour garantir la protection des données.
Besoin de se faire accompagner pour votre mise en conformité, contacter SYSGUARD