Tout chef d’entreprise dont la société comprend au moins un salarié, est tenu de présenter auprès de différents acteurs du monde du travail son document unique. Pour rappel, dans ce document, sont recensés tous les risques susceptibles d’intervenir à l’encontre d’un salarié sur son lieu de travail. Ainsi, depuis 2002, le document unique est donc obligatoire en vertu des articles R4121-1-1 et suivants du code du travail. Cette obligation va être renforcée à compter du 1er juillet 2023.

Le caractère obligatoire du document unique

La Loi oblige tout employeur à mettre en place toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés. Cette obligation concerne toutes les entreprises et collectivités même si certaines ont seulement des bureaux. En effet, ne pas se tenir correctement sur une chaise en travaillant pourrait devenir un risque. Ainsi, il n’y a pas que les entreprises artisanales, industrielles, où le travail est essentiellement manuel qui sont impactées.

A titre d’exemple, certaines obligations d’affichages, même dans des locaux à bureaux doivent être réalisées. Est ce bien toujours le cas ?

Il convient donc de préciser que le défaut de fournir votre document unique en cas de contrôle de la DIRECCTE ou sur demande d’un ou des représentants du personnel ou des salariés, voir des organismes sociaux, est passible d’une amende de 7 500,00 €. Je vous laisse imaginer la suite si dans une entreprise, un accident grave du travail se produit et que l’employeur ne pas montrer le document unique à l’Inspection du travail.

De plus, si un employeur refuse de donner accès au document unique de la société, il commet un délit d’entrave sanctionné par un an d’emprisonnement et/ou d’une amende de 3 750.00 €.

Enfin, la Cour de Cassation dans un arrêt rendu en 2014 a affirmé que des salariés peuvent être indemnisés en cas de de manquement à l’obligation d’établir le document unique.

Avoir un document unique et le mettre à jour vous fera donc réaliser des économies en évitant les amendes citées ci-dessus. Cela vous donnera également une image positive de votre entreprise en matière de responsabilité sociétale des entreprises auprès des tiers.

Une obligation renforcée

Ce qui renforce la caractère obligatoire, c’est l’obligation de conserver votre document unique sur une plateforme numérique sécurisée, gérée par les organisations professionnelles d’employeurs. A l’origine, la principale obligation était de conserver votre document unique quel que soit le support (papier ou numérique) pendant 40 ans.

Désormais, le décret n°2022-395 du 18 mars 2022 oblige une conservation exclusivement numérique qui sera, bien entendu, accessible aux organes de l’Etat. Pour se faire, un site portail internet va voir prochainement le jour du moins pour le 1er juillet 2023. Cette obligation se déploie en 2 temps :

• au 1^er juillet 2023 pour les entreprises de 150 salariés ou plus,
• au 1^er juillet 2024 pour les entreprises de moins de 150 salariés.

Voici donc un futur outil de contrôle dédié à l’ État et ses agents pour savoir si une entreprise a son document unique.

Comme je le rappelle dans mes précédents articles, l’État a besoin de nouvelles rentrées fiscales. Or, il ne peut pas trop augmenter les impôts ni rajouter des taxes. Pour rappel, nous sommes le second pays de l’Union Européenne en matière de pression fiscale derrière le Danemark. Reste alors l’ alternative dite « de la sanction »… L’État a compris qu’en contrôlant et en touchant le portefeuille des entreprises ainsi que des particuliers serait plus rentable pour lui, en cas de manquement. Ce portail internet, couplé aux différents registres du commerce, sera un outil redoutable et efficace pour savoir si une entreprise a son document unique et s’il est conforme.

En effet, cette obligation concerne également les mises à jour de votre document unique surtout pour les entreprises et collectivités de plus de 11 salariés.

Les entreprises de moins de 11 salariés sont dispensées des mises à jour. Toutefois, celles-ci sont obligatoires pour toutes les structures :

• à chaque aménagement majeur modifiant les conditions de santé ou sécurité des salariés ou leurs conditions de travail  (exemple installation d’une nouvelle machine).
• à chaque nouvelle information portée à la connaissance de l’employeur relative à un risque professionnel (exemple mise en place d’un nouveau process).

Alors, autant être en conformité dans nos obligations professionnelles respectives !

Vous n’avez pas de document unique ou votre document unique n’est plus à jour ? Pas de problèmes. SYSGUARD vous accompagne pour que vous soyez en conformité soit en l’élaborant soit en le mettant à jour.