De nombreux textes législatifs et règlementaires imposent de conserver différents documents administratifs avec des données personnelles. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) renforce des obligations pour respecter la vie privée des personnes.
L’archivage des données dans les organisations est un enjeu. Cependant beaucoup ne sont toujours pas en conformité sur ce point. Ce manquement peut avoir pour conséquences des risques juridiques, des atteintes à la réputation et une inefficacité opérationnelle. Il convient d’anticiper, de structurer et de se prémunir.
Sinon, en cas de violation de données aussi bien physique que numérique, le responsable de traitement s’expose à une lourde amende. Après avoir creusé ce constat, nous verrons comment mettre en place un système d’archivage efficace respectant le RGPD ?
Un archivage peu structuré et rarement en conformité au RGPD
Le constat
L’archivage en matière de protection des données est souvent négligé. En effet, selon une étude réalisée cette année auprès de 500 professionnels, plus de la moitié des entreprises interrogées estiment avoir un niveau de conformité avancé. Cependant 56 % invoquent le manque de temps comme principal frein au déploiement d’une conformité complète.
L’archivage est souvent au format papier dans des petites structures. Néanmoins, le format numérique devient de plus en plus tendanciel. Trop souvent, les pratiques d’archivage sont inadaptées en raison de l’absence d’une gouvernance. Ainsi on constate des conservations excessives, des absences de justification des durées, des accès non contrôlé ou encore des process de destruction non maîtrisés.
Désormais avec l’entrée en vigueur du RGPD, Il ne s’agit plus seulement de stocker des documents. Les responsables de traitement doivent gérer l’ensemble du cycle de vie des données. Ils doivent tout leur archivage. Et ce, de leur collecte jusqu’à leur destruction. Sans oublier de garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.
De plus, le RGPD impose au responsable de traitement d’informer les personnes concernées sur la durée de conservation. A titre d’exemple, un recruteur doit préciser à un candidat qu’il peut conserver son CV pendant 2 ans sauf si ce dernier refuse. Dans ce cas le recruteur doit supprimer le CV. A travers cet exemple, une autre règle apparait : Limiter la durée de conservation des données sont strict nécessaire.
De plus, le RGPD oblige tout responsable de traitement de mettre en place un archivage sélectif. Il conserve les données nécessaires. Les autres doivent être supprimées ou anonymisées.
Sécuriser son archivage
Dans une stratégie d’archivage, tous les collaborateurs n’ont pas à avoir accès. Seulement quelques salariés et le délégué à la protection des données doivent avoir accès aux archives.Dans la charte informatique de l’organisation, le responsable de traitement définit des droits.
Enfin, le responsable de traitement doit garantir la sécurité des données archivées, même en cas de sous-traitance. De nombreuses organisations négligent cet aspect. De nombreux responsable de traitement n’ont pas conscience des éventuels risques. Ces risques peuvent être physiques (par effraction) ou numérique via une cyberattaque, voir un acte interne.
Quelles solutions et process les organisations doivent mettre en place ?
Conseils et solutions concrètes pour un archivage efficace et en conformité RGPD
Structurer son archivage
On peut dénoter 6 étapes pour aboutir à une conformité au RGPD de l’archivage.
Tout d’abord, il convient de réaliser un audit de conformité RGPD des archives. Cela permet de cartographier les archives contenant des données à caractère personnel.
Cet audit contribue également à identifier les risques et les vulnérabilités inhérentes aux archives.
Ensuite, il vérifie l’adéquation des politiques de conservation et des mesures de sécurité. Cette étape fait comprendre l’intérêt de mettre en place une politique d’archivage et de protection des données. De plus, elle rappelle au responsable de traitement les responsabilités qui lui incombent en vertu du RGPD. Comme nous l’avons constaté ci-dessus, la majorité des organisations ne définissent pas de politique d’archivage par défaut. Désormais, ils prennent alors conscience de la légitimité d’en avoir une.
Puis, le responsable définit, met en œuvre et documentent une politique d’archivage conforme au RGPD. Il se fait accompagner d’un délégué à la protection des données et de son responsable informatique. Dans cette politique, ils définissent quelles données personnelles. Ainsi toutes données utilisées :
- Sont au départ en base active,
- Archiver que le strict nécessaire (principe de minimisation des données définies à l’art 7 du RGPD)
- Devront être pseudonymisées du fait qu’elles ne sont plus utilisées
- Devront être soit anonymisées soit détruites
- Doivent avoir des finalités d’archivage.
- Ont une durée de conservation déterminée.
Exemple après le départ d’un salarié, le responsable de traitement devra conserver en cas d’éventuels contentieux les données dudit salarié.
Bien entendu, Il doit documenter le process d’archivage en fonction des évolutions technologiques et règlementaires.
Sécuriser l’archivage
Le responsable de traitement doit sécuriser l’ensemble des archives. Pour se faire, dans une charte informatique, on définit les collaborateurs qui auront accès au système d’archivage. On leur attribut des mots de passe robustes (14 caractères minimum) avec un système 2FA. L’archivage devra alors se faire avec une solution qui garantira l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données.
De plus, au sein du système d’archivage, il convient d’organiser les procédures de pseudonymisation, d’anonymisation et de destruction des données. Le responsable de traitement, doit aussi s’assurer que les données ne sont plus accessibles aux services opérationnels une fois archivées.
Également, la formation et la sensibilisation des collaborateurs est évidemment capital. Les salariés devront être formés aux exigences du RGPD et aux bonnes pratiques d’archivage et ce, de manière régulière.
Enfin, il est judicieux de bien définir un suivi continu et de faire des audits réguliers internes ou externes. Cela contribue à vérifier la conformité continue des pratiques d’archivage. Puis adapter les procédures en fonction des évolutions réglementaires et technologiques.
Conclusion
Pour conclure, l’archivage des données personnelles est un enjeu majeur. Il exige une démarche proactive, structurée et documentée. Bien entendu, le process se devra d’être en conformité au RGPD et documenté.
On s’accorde à affirmer que les organisations qui s’engagent dans une conformité au RGPD à tous les niveaux gagnent en efficacité, en transparence et en sérénité face aux contrôles. De plus, cela rassure les clients, partenaires et collaborateurs. Bien entendu, la conformité devra être démontrable à tous moments surtout en cas de contrôle de la CNIL.
L’archivage des données est donc un acte de gouvernance responsable. En intégrant pleinement le RGPD dans votre stratégie d’archivage, les organisations protègent les droits des personnes. Sans oublier leurs intérêts juridiques, financiers et réputationnels de votre organisation.
Ainsi, pour beaucoup d’organisation, il est temps d’agir, car ne rien faire, c’est déjà être en infraction.
Avec SYSGUARD, nous vous accompagnons sur le plan technique et réglementaire pour organiser votre archivage.
Foire aux questions
Pourquoi l’archivage des données est-il essentiel pour votre conformité RGPD ?
Avoir une solution d’archivage efficace encadre la durée de conservation, la sécurité, la justification et le traitement complet du cycle de vie des données personnelles. Un archivage mal géré expose l’organisation à des sanctions et à une perte de confiance.
Le RGPD impose-t-il une durée maximale de conservation des archives ?
Le RGPD n’impose pas de durées uniques. Il exige qu’elles soient limitées au strict nécessaire selon la finalité. Tout en prenant en compte les règlementations en vigueur (Comptabilité, ressources humaines etc). L’organisation doit être en mesure à tout moment de justifier sa conformité RGPD.
Quels sont les risques en cas d’archivage non conforme ?
Le principal risque est de subir une violation de données. Ce qui peut avoir des conséquences préjudiciables comme une sanction administrative de la CNIL (En cas de violation de données, vous devez déclarer l’incident à la CNIL), une perte de crédibilité, des coûts juridiques et une inefficacité opérationnelle.
Qui peut accéder aux archives contenant des données personnelles ?
Seules les personnes strictement autorisées, notamment certaines fonctions internes et le DPO, peuvent accéder aux archives. Les droits d’accès doivent être formalisés dans une charte informatique.
Comment mettre en place une politique d’archivage conforme au RGPD ?
Elle doit être définie, documentée et mise en œuvre par le responsable de traitement, en concertation avec le DPO. De plus, elle doit préciser les finalités, durées de conservation, processus de pseudonymisation, anonymisation, destruction et sécurisation…
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